Apostilla de La Haya en España

La apostilla de La Haya es el certificado que acredita la autenticidad de un documento público español para que surta efectos en el extranjero. Sin ella, un certificado de nacimiento, una sentencia o una escritura firmada en España no tiene valor oficial en la mayoría de los países firmantes del Convenio de La Haya de 1961. En esta página le explicamos qué es, qué organismo la pone según el tipo de documento y en qué casos puede ahorrársela por completo.

Qué es la apostilla y para qué sirve

Cuando un organismo extranjero recibe un documento español, no puede comprobar por sí mismo si la firma que contiene es auténtica. La apostilla resuelve esa duda: es una anotación, normalmente en forma de sello o cuadrícula adherida al documento, que certifica el origen del documento, la calidad del firmante y la autenticidad de su firma o sello.

Un detalle que conviene tener claro desde el principio: la apostilla no valida el contenido del documento, solo su forma y su origen. Si el certificado contiene errores de nombre o fecha, apostillarlo no los corrige; hay que subsanar el documento antes.

Qué organismo apostilla cada documento

En España no existe un único ventanillo. Las autoridades competentes se reparten según el tipo de documento, tal como recoge el Real Decreto 1497/2011:

En la práctica, esto significa que un certificado de nacimiento y una escritura de poder se tramitan en organismos distintos, con citas previas y procedimientos diferentes. Si su documento es del Registro Civil, puede ver el detalle en nuestra página sobre el Registro Civil; para escrituras y poderes, consulte documentos notariales.

Cita previa y forma de presentación

La cita previa en el Ministerio de Justicia y en los Colegios Notariales se solicita por sede electrónica o por teléfono, y los tiempos de espera varían según la oficina y la época del año. La apostilla se coloca siempre sobre el original del documento o sobre una copia autorizada, nunca sobre una fotocopia simple. Es uno de los errores más frecuentes: presentar una fotocopia y perder el viaje y la cita.

También existe la apostilla electrónica (e-Apostilla), que se tramita a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia para documentos que ya llevan firma electrónica. Se verifica después en el Registro Electrónico de Apostillas. Si su certificado se ha expedido por vía telemática, puede que esta sea la vía más rápida; le contamos cómo funciona en apostilla electrónica.

Cuándo no hace falta apostillar

Hay tres supuestos habituales en los que puede prescindir de la apostilla:

• Dentro de la Unión Europea: el Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla ciertos documentos públicos, en particular los del estado civil, cuando se acompañan de un formulario multilingüe. Antes de apostillar un certificado de nacimiento para Alemania, Francia o Italia, compruebe si le basta con el formulario.
• Documentos con firma electrónica: si el organismo emisor ya los firmó electrónicamente, la e-Apostilla puede tramitarse sin desplazamientos.
• Países con acuerdos bilaterales: algunos destinos tienen convenios propios con España que simplifican el trámite.

Y el caso contrario: si el país de destino no firma el Convenio de La Haya, la apostilla no sirve de nada. En ese caso el documento debe legalizarse en el Ministerio de Asuntos Exteriores y, después, en el consulado del país de destino. Le explicamos la diferencia en legalización.

Documentos que más se apostillan

Los trámites más solicitados por quienes envían documentos españoles a Latinoamérica, Estados Unidos o Reino Unido son:

• El certificado de antecedentes penales, imprescindible para visados de trabajo y residencia: véalo en antecedentes penales.
• El título universitario y los expedientes académicos, para homologaciones y admisiones: más detalle en título universitario.
• Los certificados del Registro Civil (nacimiento, matrimonio, defunción) para trámites familiares y de nacionalidad.

Recuerde que, en la mayoría de los destinos, el documento apostillado debe ir acompañado de una traducción jurada realizada por un traductor jurado nombrado por el MAEC. La apostilla y la traducción son dos pasos consecutivos: primero se apostilla, después se traduce el conjunto. Puede encargar ambas cosas en traducción jurada.

Cómo podemos ayudarle

Somos una gestoría especializada en apostillas de documentos españoles con destino al extranjero, y también atendemos a españoles residentes fuera que necesitan resolver trámites en España a distancia. No somos un organismo público: lo que hacemos es gestionar el trámite completo por usted, desde la cita previa hasta la recogida y el envío del documento apostillado, con la posibilidad de añadir la traducción jurada en el mismo encargo.

El precio y el plazo los confirma el gestor antes de empezar, en función del organismo competente, del tipo de documento y del destino final. Si tiene varias apostillas que tramitar, conviene agruparlas en un solo encargo: se optimizan las citas y se reduce el tiempo total.

Si ya sabe qué documento necesita apostillar y para qué país, indíquenoslo y le confirmaremos la vía correcta: apostilla, e-Apostilla, exención europea o legalización consular.

Ver también

• Apostilla del certificado de antecedentes penales
• Apostilla de documentos de empresa para el extranjero
• Apostilla de sentencias y documentos judiciales (TSJ)