Apostilla de documentos de empresa para el extranjero

Cuando una empresa española opera fuera de sus fronteras —ya sea abriendo una filial en otro Estado miembro, participando en una licitación pública internacional, firmando un contrato con una contraparte extranjera o simplemente prestando servicios de forma transfronteriza— surgen cuestiones jurídicas que no aparecen en la actividad puramente doméstica. La primera de ellas es determinar qué derecho resulta aplicable al contrato o a la relación jurídica en cuestión, pues las partes pueden haber elegido un foro y una ley concretos, o bien puede corresponder esa determinación a las normas de conflicto del país donde se plantee la controversia. La segunda es la jurisdicción competente: en el espacio europeo, los reglamentos Bruselas I bis y Bruselas II bis establecen reglas generales y especiales para repartir la competencia entre los tribunales de los Estados miembros, mientras que fuera de la Unión Europea rigen los convenios bilaterales y la legislación procesal de cada Estado. A ello se añaden cuestiones de reconocimiento y ejecución de resoluciones judiciales y laudos arbitrales, que condicionan de forma práctica la elección de la vía contenciosa o arbitral. En el plano mercantil, la empresa debe atender a la normativa aduanera y fiscal del país de destino, a los regímenes de control de inversiones, a las reglas de competencia aplicables a sus operaciones y, en su caso, a las medidas sancionadoras de carácter extraterritorial que algunos ordenamientos prevén. También resultan relevantes los instrumentos internacionales en los que España es parte, como los convenios de La Haya en materia de notificación y de obtención de pruebas, o la Convención de Nueva York sobre el reconocimiento de laudos arbitrales extranjeros. Finalmente, la contratación internacional suele incorporar cláusulas específicas —ley aplicable, arbitraje, fuerza mayor, sanciones, transferencia de tecnología— cuya redacción y efectos dependen del derecho elegido, por lo que conviene examinarlas con detalle antes de la firma y documentar adecuadamente cada paso del proceso de negociación. las administraciones y contrapartes extranjeras suelen pedir documentos apostillados. Sin la apostilla, una escritura de constitución o una certificación del Registro Mercantil no tiene valor probatorio en el país de destino. En esta página le explicamos qué documentos de empresa se apostillan, ante qué autoridad y qué particularidades tiene cada caso.

Qué documentos de empresa se apostillan

Los más habituales son:

• Escrituras de constitución y estatutos de la sociedad, así como poderes notariales a favor de administradores o apoderados.
• Certificaciones del Registro Mercantil: nota simple, certificación literal, depósito de cuentas anuales, nombramiento de cargos.
• Certificados de la AEAT: estar al corriente de obligaciones tributarias, certificados de residencia fiscal.
• Otros documentos públicos vinculados a la sociedad, como certificados de la Seguridad Social.

La autoridad competente depende de la naturaleza del documento, . Las escrituras notariales se apostillan en el Colegio Notarial correspondiente. Las certificaciones del Registro Mercantil se solicitan y, en la práctica habitual, se apostillan en el propio Registro Mercantil que las expide (el registro le indicará la vía exacta al pedir la certificación). Los certificados de la AEAT, como documentos administrativos, se tramitan ante el Ministerio de Justicia (Oficina Central o Gerencias Territoriales). Si el documento es judicial, la apostilla la expiden las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia. Puede ver el detalle general en nuestra página sobre la Apostilla de La Haya.

Apostilla en papel o e-Apostilla

Muchas certificaciones mercantiles y tributarias se obtienen hoy en formato digital con código seguro de verificación (CSV). Estos documentos admiten la e-Apostilla, que se tramita por la sede electrónica del Ministerio de Justicia y se verifica en el Registro Electrónico de Apostillas. Es la vía más rápida cuando el país de destino acepta documentos electrónicos.

Si el documento es en papel (por ejemplo, una escritura autorizada por notario), la apostilla se pone sobre el original o sobre una copia autenticada. En el caso de escrituras y poderes, puede consultar más detalle en nuestra página de Documentos notariales.

Dónde vale la apostilla

La apostilla solo sirve en países firmantes del Convenio de La Haya de 1961. Para destinos como Canadá, China o muchos países de Oriente Medio, el documento requiere legalización en el Ministerio de Asuntos Exteriores y, después, en el consulado del país de destino. Antes de empezar, conviene confirmar qué exige exactamente la contraparte: no todos los países piden los mismos documentos ni el mismo formato.

Dentro de la Unión Europea hay una particularidad: la exención de apostilla para ciertos documentos públicos puede derivar de normas de la Unión Europea, sobre todo de estado civil, si se acompañan de un formulario multilingüe. Para documentos mercantiles esto rara vez aplica, pero merece revisarse caso por caso.

Traducción jurada después de la apostilla

En la mayoría de los destinos, el documento apostillado debe ir acompañado de una traducción jurada, realizada por un traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores. El orden habitual es: primero la apostilla, después la traducción de todo el conjunto (documento y apostilla). Si lo necesita, gestionamos también la Traducción jurada para que reciba el expediente completo listo para presentar.

Cómo trabajamos

No somos un organismo público: somos una gestoría que se encarga de todo el trámite por usted. El gestor confirma el precio y el plazo antes de empezar, según el tipo de documento, la autoridad competente y el país de destino. Nos ocupamos de la obtención de certificaciones si hace falta, de la cita previa, de la presentación, de la recogida y del envío final, con seguimiento en cada etapa.

Si su empresa necesita apostillar varios documentos para una misma operación (por ejemplo, escritura, certificación mercantil y certificado fiscal), conviene tramitarlos de forma coordinada para que lleguen juntos y con los requisitos correctos del país de destino. Cuéntenos su caso y le preparamos el expediente completo.

Ver también

• Apostilla del certificado de antecedentes penales
• Apostilla de sentencias y documentos judiciales (TSJ)
• Apostilla de escrituras y poderes notariales